jeudi 28 avril 2011

My method : a Task driven and scored method

Pragmatic Task-driven & scored method


For years, I have used a pragmatic method for producing software in small companies with small teams.

In this context, I always wore many hats: product manager, project manager, R&D manager and lead senior programmer. In this post, I resume these roles as a "manager", a multi-hats manager, capable of multitasking...

Without a lightweight and self-propelled system, it would have been very difficult to do my job.

More than an "innovative and revolutionary" method, it's rather a blend of good practice and pragmatism. It is mainly based on the classic "Agile Methodology", but adapted to very versatile "mini-teams".

With a lot of different roles tp juggle, I had to make choices and fix priorities.
It is not the quantity of work that determines the success of a project: it’s the quality of the work, the organization, the commitment of its team and passions for the product.

In various management roles, I overlooked features kept only the essentials:
·         Product manager: inspired by Agile Method, no big and formal requirement, just short and explicit specifications, the famous "user stories"
·         Product manager: no planning, just cutouts of "user stories» in tasks, and priority estimations. These tasks allow a self-management by the team, headed by the tasks and priorities, but without imposed order.

Task-driven & Task-centric

The Tasks

My method is based on tasks and autonomy of the team and its members.

The key is the possibility or rather, the duty of developers to choose the tasks they want to realize, according to their inspirations, their skills, their moods or their ambitions.

Having a choice in the selection of tasks gives great autonomy to team members and allows them to adjust their efforts and aspirations in order to achieve greater productivity.

When developer choses his own job, he does it according to some criteria:
·         Its relevance to the topic of the task:
"Look, this task looks interesting; it's really in my skills"
Example +: good expertise on the topic => good productivity and satisfaction
Example -: challenge may fail=> poor productivity and loss of confidence

·         The state of fatigue and motivation:
« I am very tired this week, I'll do all spelling corrections and forms alignment »
Example +: choice of short and fast tasks => remaining productivity
Example -: confinement in a long task without the requisite skills => decreased productivity

In order for a developement team to achieve the goal of delivering high quality software within the given delay. The ability of team member to express their free will within the organization can help preserve high productivity and positive motivation, despite long work hours or other organizational issues.

In this context, the manager can (I would even say should) assign himself tasks, and assign the score to the team, thus the manager plays a support role to his team.


It does not exist as such. Only a few milestones are fixed.
As I use Agile principles, my milestones are end sprint and end of the release dates.

I don't know whahat project respects its deadline just because it was scheduled, but rather because the project team was mobilized on a clear and shared goal: the deadline.
The detailed planning of all tasks is often a way for all stakeholders in the project to reassure themselves.
To borrow a citation from Reworks: « Planning is guessing ».

The manager's role is to lead and motivate the team to keep those deadlines.
But above all, its role is to properly quantify the number of tasks and difficulties in order to "fit" in the sprint or release.
The realism in the estimation of labor to provide is a key point of the job of manager of development team.

«I think I know what I'll do this week, but what imponderables will fall on me and change my beautiful schedule? »

Let's move on, since I'd much rather talk about targets, and goal dates.

The Goal: Little Reminders

The goal of every development team is:

To deliver high quality software within a set period of time

Only reach the goal, reach objective, and for that alone the motivation, mobilization around the goal are the keys.

Even though autonomy via choice and the exercising of free will are the basis of this method, the manager must be able to assign and impose choices and decisions to team members to benefit the project, and especially with the objective of achieving the goal.

How do you reach the goal? Finishing and testing all tasks. Everything evolves around the tasks.

So despite a form of self-management for developers, the manager is still the manager.

New feature: the Score

Why a Score?

My idea is that the motivation of team members can be animated and boosted by providing them with a score per a given period (week, month, release, sprint, etc... according with the organization).

"My method" has its limitations, particularly due to the lack of measures of performance and evaluation of team members. And without indicators, there are no axes for improvement, thus no proactive detection of malfunctions.

The idea of scoring induces a small degree of competitivity that can stimulate a team, help it to advance.

Score using

By team

A minimum average score (MAS) per team member is given. A minimum score to be achieved should also be set to encourage teamwork.

The ideal is to set a reward for each MAS reached, individual and collective, thus rewarding individual effort and collective efforts. This difference between "individual" and "collective" is important; a member who provides great efforts and obtains a good score shouldn't to be penalized by the poor performance of the team.

On the other hand, if the overall, team productivity was good, everyone should be rewarded so that nobody feels excluded, even if an individuals on the team wasn't as involved as other in the effort achieved.

At the end of each period, an analysis of the worst score should be made ​​in a positive spirit.
It is necessary to rule out "bad scores”, low scores obtained because of personal or external factors (eg sick = bad score)

By the manager

It helps to estimate tasks.
The score is very similar to the velocity (based on points of Agile user-stories), and therefore allows its use for planning sprints and releases.

Score Definition

The score of a task is the result of a calculation based on criteria. It is used to tell developers how many points they will win in performing those tasks.
There are three criteria with three values ​​that determine the score of the task.

Expert level:

Easy= 1, Normal=3, Hard=5

Task duration:

Short=1, Normal=3, Long=5

Task priority:

Low=1, Normal=3, High=5

Subjectivity in the evaluation.

Though it exists it is limited due to the low number of choices and task choice's transparency. In case of disagreement, the choices should be debatable by all team members and at any time of the process, even when it is completed. Most important thing is that this disagreement is motivated.
Exceptionally, like the "planning poker", the "scoring" can be collective, by imitating the same method as the "planning poker".

What’s next

Some tools

I haven't found a tool for management based on the scores. For the task-driven management, a number of tools are avalaible and I've only used or evaluated:
TFS, Mantis, Jira and the very promising Asana

My Choice  : TFS

I find that the integration of TFS and Visual Studio on the wholes makes a formidable platform for productivity and efficiency.
What I also like in the TFS is the idea of being able to relate the code "WorkItems" including archiving (check-out), which is an aspect I beleive is lacking in Mantis.

TFS is a very good source controller but the management of "WorkItems"is not adapted to managing with task-driven method and it does not handle scoring, so I'm working on a web interface and a "process template" which will correlate well with my method of work.

That’s what the project ScrumPilot is about


ScrumPilot's initial idea was to create a simple, more user-friendly dashboard than those that exist.
Stitches in time, I have added read-only "workitems, projects and users" features.
At this point, with my best understanding of the TFS API facetious and with a little elbow grease, I should be able to make a mix between Mantis and Asana, TFS, my method and my scoring to give a "small agile teams focused on tasks" varnish to the TFS

There will be another more detailed article when I will make progress on it.

Ma méthode : un exemple de "Task-Driven"


Depuis des années, j’utilise une méthode pragmatique pour la réalisation de logiciel, au sein et à destination de petites entreprises et avec des petites équipes.

Dans ces contextes, j’avais toujours plusieurs casquettes : chef de produit, chef de projet, responsable R&D, programmeur senior.
Dans la suite de ce document, je résumerai ces rôles au titre de « manager », un manager multi-casquettes, multitâches…

Sans un système léger et automoteur, il m’aurait été très difficile de m’en sortir.

Plus qu’une méthode « innovante et révolutionnaire », il s’agit plutôt d’un assemblage de bonnes pratiques et de pragmatisme. Elle a comme base principale la classique « Méthode agile » mais adapté à des « mini-équipes » très polyvalentes.

Ayant beaucoup de rôles différents, il m’a fallu faire des choix, établir des priorités.
Ce n’est pas la quantité de travail qui détermine la réussite d’un projet mais plutôt sa qualité, son organisation, l’engagement de son équipe et sa passion pour le produit.

Dans les différents rôles de management, j’ai fait l’impasse sur un certain nombre de fonctions pour n’en garder que l’essentiel.
·         Chef de produit : inspiré par l’agile, pas de cahier des charges à rallonge, juste des spécifications explicites courtes, les fameuses « user stories » (au final, leur addition donne un cahier des charges, mais à postériori).
·         Chef de projet : pas de planification, juste des découpages de « User stories » en tâche et des estimations de priorités dans celle-ci. Ces tâches permettent une autogestion de l’équipe de développement, dirigée par les tâches et leurs priorités, mais d’ordre imposé.

Tasks-Driven & Task-Centric

Les tâches

Ma méthode est basée sur les tâches et sur l’autonomie de l’équipe et de ses membres.

Le point principal est la possibilité, ou plutôt l’obligation des développeurs de choisir eux-mêmes les tâches qu’ils souhaitent réaliser, selon leurs inspirations, leurs compétences, leurs humeurs ou leurs ambitions.

Le libre choix des tâches donne une grande autonomie aux membres de l’équipe et leur permet de moduler leurs efforts et aspirations dans un but d’obtenir une plus grande productivité.

Lorsqu’un développeur choisi lui-même sa tâche, il va le faire selon certains critères principaux:

·         Son intérêt pour le sujet de la tâche :
« Tiens cette tâche à l’air intéressante, c’est vraiment dans mes cordes »
Exemple + : bonne expertise sur le sujet => bonne productivité et satisfaction
Exemple - : Challenge qui peut rater => mauvaise productivité et perte de confiance

·         Son état de fatigue et/ou de motivation :
« Je suis crevé cette semaine, je vais me faire toutes les corrections d’orthographe et d’alignement »
Exemple + : choix de tâches courtes et rapide => maintien de la productivité
Exemple - : Enfermement dans une tâche longue (défaut du concept ‘longue’) => baisse de la productivité

Dans l’optique d’atteindre le but de toute équipe de développement : Livrer un logiciel de qualité dans le délai fixé, le libre-arbitre dans l’organisation individuelle permet de conserver une bonne productivité et une bonne motivation quelque que soit l’état d’esprit et de fatigue du développeur.

Dans ce contexte, le manager peut (je dirais même : doit) lui-même réaliser des tâches, son  score est affecté à l’équipe.
Le manager joue un rôle de support auprès de son équipe.


Elle n’existe pas en tant que tel. Seuls quelques jalons peuvent être posés.
Comme j’utilise les grands principes de la méthode Agile, mes jalons sont les dates de fin de sprint et de fin de release.

Je ne connais pas de projet qui respecte son délai parce qu’il a été planifié, mais parce que son équipe s’est mobilisé sur un objectif clair et collectif : le délai.
La planification détaillée de toutes les tâches est souvent une façon pour tous les acteurs autour du projet de se rassurer.
Pour reprendre une citation de Rework : « Planifier, c’est deviner ».

Philippe Limantour, en lisant ce document m’a fait les remarques suivantes :
« Sur des projets de développement plus lourds je ne partage pas trop l’avis tranché sur le fait qu’un projet planifié ne tient pas ses délais.
La clef selon moi – expérimentée sur des projets de développement avec des équipes de plusieurs dizaines de développeurs, et des roadmaps de 6 mois avec un maximum de 5 jours de retard – réside dans le travail de préparation. Une très bonne analyse marketing détaillée dans un livrable de: ‘que veut le client’, ‘comment le fait-on technologiquement’, ‘quels choix in/out dans la prochaine roadmap’ est une clef du succès Ce travail est mené par une personne dédiée, en collaboration avec le chef de projet en charge de l’équipe de développement, et avec l’équipe commerciale. Une fois calé ce document, on n’en sort pas. Et un responsable qualité à temps plein a contribué à mettre en place, et à suivre, les processus qui permettent de suivre ce cadre qui a pour but de délivrer les fonctionnalités majeures attendues par les clients, en temps et en heure. »

Le rôle du manager est d’animer et motiver l’équipe pour tenir ces dates.
Mais, surtout, son rôle est de bien quantifier le nombre de tâches et leurs difficultés pour qu’elles « rentrent » dans le sprint ou release.
Le réalisme dans l’estimation du travail à fournir est l’un des point-clefs du métier de manager d’équipe de développement.

« Je pense savoir ce que je vais faire cette semaine, mais quels impondérables vont me tomber dessus et changer tout mon beau planning ? »

Je préfère largement parler d’objectif, et de dates d’objectif.

Le but : petits rappels

Le but de toute équipe de développement est de:

Livrer un logiciel de qualité dans le délai fixé

Seule l’obtention du but, de l’objectif compte, et pour cela, seule la motivation, la mobilisation autour du but compte.

Même si, le choix, l’autonomie et le libre-arbitre sont les bases de cette méthode, le manager doit pouvoir assigner et imposer ses choix et décisions aux membres de l’équipe dans l’intérêt du projet et, surtout, dans l’objectif d’atteindre le but.

Comment atteint-on le but : en terminant et en testant toutes les tâches. Tout tourne autour des tâches.

Malgré une forme d’autogestion des développeurs, le manager reste le manager, il est le garant du résultat final.

Nouvelle notion : le score

Pourquoi un score

Mon idée est que la motivation des membres de l’équipe peut être animée et aiguillonnée par le score qu’ils réalisent sur une période donnée (semaine, mois, release, sprint, etc… selon l’organisation choisie).

« Ma méthode » a ses limites, notamment dû au manque de mesure et d’évaluation des membres de l’équipe. Et sans indicateur, il n’y a pas d’axes d’amélioration, pas de détection proactive des dysfonctionnements.

Cerise sur le gâteau, l’idée de score induit un petit esprit de compétition que peut émuler une équipe, la faire progresser et être, par exemple, le support à de mini évènements.

Utilisation du score

Par l’équipe

Un score minimum moyen (SMM) par membre de l’équipe est fixé. Il faut également fixer un score minimum pour l’équipe afin de créer un esprit d’équipe.

L’idéal est de fixer une récompense pour SMM atteint, individuels et collectifs, récompensant en cela l’effort individuel et les efforts collectifs. Cette différence « individuel/collectif » est importante, un membre qui fournit de gros efforts et obtient un bon score n’a pas à être pénalisé par le piètre résultat de l’équipe.
A l’inverse, si globalement, l’équipe a été bonne, tout le monde doit être récompensé afin que personne ne se sente exclu, même s’il n’a pas vraiment  participé à l’effort collectif.

A chaque fin de période, une analyse du plus mauvais score doit être faite, dans un esprit positif, afin d’aider le membre de l’équipe qui l’a obtenu. Pourquoi ne pas utiliser la technique des 5 pourquoi pour faire cette analyse ?
Il est nécessaire d’écarter des « mauvais scores », les scores bas obtenus à cause d’éléments extérieurs ou personnels  (ex : absence pour maladie = mauvais score, mais l’équipe n’y peut pas grand-chose).

Pour le manager

Il aide à l’estimation simple des tâches.
Le score est très comparable à la vélocité (basée sur les points des user-stories), et permet donc son utilisation pour la planification des sprints et des releases.

Définition d’un score

Le score d’une tâche est le résultat d’un calcul basé sur des critères prédéfinis. Il sert à indiquer aux développeurs le nombre de points qu’il va gagner en réalisant cette tâche.
Pour rester simple, il n’y a que trois critères avec trois valeurs qui déterminent le score de la tâche.

L’expertise :

Facile= 1, Normal=3, Expert=5

La longueur de la tâche :

Courte=1, Normal=3, Longue=5

La priorité :

Non-urgent=1, Normal=3, Urgent=5

Subjectivité de l’évaluation.

Elle est réelle, mais elle est limitée par le faible nombre de choix et la transparence des choix. Les choix doivent être discutables par n’importe quel membre de l’équipe en cas de désaccord, et à n’importe quel moment du process, même quand il est fini. L’important est que ce désaccord soit motivé.
Dans de rares cas, à l’instar du « planning poker », le « scoring » peut-être collectif, en reprenant la même méthode que le « planning poker », mais cette méthode doit rester l’exception.

Le futur en conclusion

Les outils utilisables

Ils n’existent pas encore d’outil utilisable tel quel pour la gestion basée sur les scores. Pour le task-driven, beaucoup d’outils sont utilisables, je ne vais citer que ceux que j’ai utilisés ou évalués.
Team Foundation Server, Mantis, Jira et le très prometteur Asana

Le choix de TFS

Je trouve que l’intégration TFS/Visual Studio qui fait de l’ensemble une plateforme redoutable de productivité et d’efficacité.
Ce que j’aime également dans TFS, c’est l’idée de pouvoir lié le code aux « Workitems » et notamment les archivages (check-out), c’est ce qui me manque dans Mantis, une ou des références sur des bouts de code pour mieux expliquer des spécificités/tâches techniques.

TFS est un très bon contrôleur de source mais la gestion des « Workitems » n’est trop adaptée à une gestion Task-driven et ne gère pas les scores, c’est pourquoi je travaille sur une interface web et un « process template » qui va bien coller avec ma méthode de travail.

D’où le projet ScrumPilot.


L’idée initiale de ScrumPilot était un simple tableau de bord plus vivant et plus visuel que celui qui est offert.
De fil en aiguille, j’en suis venu à lui ajouter des fonctions de lecture de « workitems », projets, utilisateurs.
Et de me dire, qu’avec tout cela, ma meilleure connaissance de la facétieuse API de TFS et un peu d’huile de coude, je devrais pouvoir faire un mix entre Mantis/Asana, TFS, ma méthode et mes scores, pour donner un vernis « petite équipes agiles centrées sur les tâches »

Il fera l’objet d’un autre article plus détaillé quand je l’aurais peaufiné.